DEFINICIÓN DE METAS Y PRIORIDADES ®

El primer paso --para gestionar eficazmente el tiempo- pasa por explicitar sus objetivos a corto o medio y largo plazo. De esta manera, sus metas temporales estarán claras y podrán ser ordenadas de acuerdo a lo que ellas aporten a la consecución de sus objetivos, servirá de recordatorio y pondrá en valor determinadas cuestiones que tendemos a posponer que incluso “dejar de lado”.

A continuación planteamos un ejemplo de objetivo a largo plazo y lo
relacionamos con los objetivos a corto y medio plazo.

Objetivo a largo plazo

Los objetivos a largo plazo suelen comprender un tiempo situado por encima de los seis u ocho años y un ejemplo sería alcanzar un determinado puesto (consejero, director de comunicación, etc.) en nuestra carrera profesional.

Objetivos a medio plazo

Generalmente comprenden un tiempo que contempla nuestros deseos a un plazo situado entre dos y cinco años. Un ejemplo dentro del ámbito de la formación sería la realización de un doctorado.

Objetivo a corto plazo

Consideramos objetivo a corto plazo aquel que está por debajo de los dos años. La preparación para alcanzar los objetivos a medio y largo plazo también puede, en ocasiones, ser considerado un objetivo a corto plazo, por ejemplo, encontrar un entorno de vida más tranquilo, o un trabajo cerca de nuestra casa, o con horarios que nos permitan realizar el doctorado que presentábamos como objetivo a medio plazo

Al margen de las anteriormente citadas deberemos considerar nuestra programación diaria, semanal y semestral.

En las organizaciones –generalmente-- la gestión diaria funciona basándose en  calendarios semanales, sin embargo, es muy probable que los objetivos “principales” se refieran a un periodo semestral y que seamos evaluados –en lo relativo a la consecución de los objetivos y nuestra evolución y cumplimiento- por periodos anuales.

Es necesario tener nuestros objetivos -tanto personales como laborales- plenamente definidos, pues de no ser así tendremos serias dificultades para establecer la prioridad en nuestras acciones, e igualmente problemas de motivación (¿para qué y para quién hago esto?) y dificultades para controlar nuestro calendario. Calendario que si nuestras motivaciones no están absolutamente claras, tenderá a modificarse hacía actividades placenteras, estar con los amigos, ir al cine, de marcha, etcétera.

Generalmente se utilizan dos modelos para la programación semanal. El primero y básico consiste en realizar una lista diaria de tareas a ejecutar, lo cual implica conocer nuestras actividades y obligaciones durante varias semanas, con el fin de poder modificar y establecer las prioridades en el muy corto plazo.. Este tipo de acercamiento no debería olvidar situar detrás de cada una de las tareas anotadas “A, B, o C”, el más simple de los sistemas de prioridades (A = máxima prioridad, B = moderada prioridad, C = prioridad más baja.).

Un calendario en los aspectos personales quedaría, más o menos, de la siguiente forma:

Lunes 11 de Noviembre de 2008 (regreso a casa del trabajo a las 17,30 PM)

·  Media hora de gimnasio (B)

· Revisar contrato leasing coche (vence miércoles 13, contestación mañana).   (A)

· Preparación conferencia Oviedo 20 de noviembre. (C)

· Seleccionar y mandar por e-mail fotos cumpleaños de Carla a mis hermanos (C)

· Revisar los deberes con Ruth (A)

· Hablar con María después de la cena sobre mi viaje a Perú (B).

Una lista similar debería comprender la distribución de nuestros trabajos a lo largo del día y estar a nuestra disposición en cualquier momento. Si nuestra agenda -en papel o electrónica-  nos resulta voluminosa, una simple tarjeta con los temas deberá acompañarnos. La pantalla del ordenador, si existen suficientes garantías de inviolabilidad, es un lugar ideal para recordarnos lo que debemos hacer.

Calendarios como el que veíamos un poco más arriba a modo de ejemplo, deberán incluir momentos para el ejercicio o la diversión, el contacto con la familia y esos otros aspectos que le confieren equilibrio entre los distintos aspectos que en nuestra vida tienen un peso.

Cada uno deberá de encontrar aquel tipo de calendario que más le sirva y convenga, unos pensarán en una estructura más flexible, otros apuntarán hora por hora su programación diaria, de dos días, por semana. La clave, por supuesto, es mantener el calendario, que éste permita tiempo libre, que no sea demasiado rígido y falto de realismo.

Nuestros quehaceres escritos en nuestra PDA, agenda o calendario, llamémoslo como queramos o utilicemos lo que más nos convenga, no nos eximen de mantener nuestros objetivos y prioridades en mente con el fin de motivarnos –precisamente-  para cumplir nuestro calendario.

Estilo de vida equilibrado

Uno de los problemas más comunes en la gestión del tiempo es construir un calendario no equilibrado. Existen seis áreas importantes que debemos de tener en cuenta si queremos gozar de una salud y bienestar que también tendrán su influencia positiva en nuestro trabajo.

·   Física: ejercicio, nutrición y sueño.

·   Intelectual: aspectos culturales y estéticos.

·  Social: comprende las relaciones sociales pero también las relaciones más íntimas.

·  Carrera: estudio y/o trabajo y objetivo al que se dirige.

·  Emocional: expresión de sentimientos, deseos, etcétera.

·   Espiritual: búsqueda de sentido, no necesariamente religiosa.

No se trata de tener designado un conjunto de actividades en cada una de las áreas, pero si observamos que de forma continuada una de ellas no aparece, ese desequilibrio nos pasará factura.

Dilación, distracciones y otros problemas

Todos creemos estar capacitados para manejar nuestro tiempo, sin embargo muchas personas nunca aprenden a hacerlo. Si usted cree tener dificultades con la gestión de su tiempo, considere estas sugerencias:

1. Revise sus objetivos a medio y largo plazo a menudo.

2 Trate constantemente, hasta convertirlo en un hábito, de eliminar las tareas innecesarias que no están relacionados con sus objetivos o el mantenimiento de un estilo equilibrado de vida.

3.  Aprenda a decir “NO” a las personas, incluido cónyuge, amigos, hijos, padres, etcétera.

4,  Prémiese cuando considera gestionar el tiempo adecuadamente.

5.  Procure alejar la desesperación y la angustia si en un momento determinado no consigue llevar adelante su calendario. Asuma con naturalidad que algunas necesidades aparecen de manera espontánea.

6  No se coloque usted mismo en posición de fracasar. Sea realista y trabaje con un enfoque individualizado que tenga sentido para usted.

7. Deje constancia de las cosas, poner calendarios, prioridades y planes sobre papel. Este proceso es útil en sí mismo.