DIRECCIÓN DE REUNIONES (I) ®

Ser eficientes en la organización y realización de nuestras reuniones es uno de los componentes críticos para el uso eficaz de nuestro tiempo. Tantas reuniones -alguna realmente aburrida e improductiva- ocupan nuestro tiempo que es necesario hablar de ello, aunque lo hagamos tan someramente cómo este blog permite.

Saber dirigir tus reuniones te ayudará a hacer un mejor uso de tu tiempo, reconociendo el valor que tiene el utilizarlas solamente cuando son necesarias y de una forma positiva.

Peter Drucker, uno de los más afamados consultores de dirección afirma rotundamente que “la necesidad de reuniones es un síntoma de una
organización que funciona mal y cuantas más reuniones peor”. Yo no voy a atreverme a tanto, pero si os diré que “cuantas menos reuniones mejor”. A veces, la única forma de conseguir que las mentes privilegiadas de nuestra organización trabajen juntas es la programación de una reunión, pero son mayoría las reuniones absolutamente inservibles que sólo hacen que robar nuestro tiempo. Como –en cualquier caso- serán centenares de ellas las que programareis u os programarán a lo largo de vuestra vida profesional, vamos a ver al menos diez aspectos indispensables en su preparación.

1. Ten un objetivo claro.

Como en cualquier trabajo y en alguna otra parte he citado, es bueno y en el caso de las reuniones yo diría imprescindible, hacerse dos preguntas. ¿Para qué? y ¿Para quién?

2. Invita a la gente adecuada.

Debemos tener absolutamente claro quienes tienen que estar en la reunión para que ésta tenga el resultado esperado. Procurar no repetir capacidades, sino invitar a aquellos que realmente puedan aportar algo que nadie más puede hacerlo.

3. Maneja los comportamientos.

El repaso de comportamientos de cada uno de los que asistieron a la reunión será esencial en reuniones futuras. Así, sí tenemos una idea clara del comportamiento de cada uno de los asistentes en anteriores reuniones, podremos valorar lo que ellos van a aportar. Igualmente, en el caso de que sea nuestra primera reunión o la primera a la que asiste una determinada persona, no deberemos escatimar tiempo para entender lo que hemos hecho mal y que deberemos de hacer la próxima vez con respeto o a una persona, o todo el grupo.

4. Designa papeles.

Hay una variedad de papeles. presidente, donantes o portadores, interesados en la cuestión, facilitadores y otros. La dirección de reuniones, cuando los papeles están claramente definidos, son una verdadera oportunidad para el desarrollo de los individuos.

5. Insiste en compromisos.

Los manager experimentados en la dirección de reuniones tienen muy clara la importancia de respetar el foro en que se encuentran y ese respeto implica un contrato -no explicito- por el cual ese respeto se extiende a todos los asistentes.

6. Mantén la disciplina.

Es necesario que sin estridencias seamos capaces de mantener la reunión en el camino adecuado, entre otras cosas siendo capaces de mantener el orden del día y respetando los turnos de palabra

7. Ten un reloj a la vista.

Lograr que la reunión dure el tiempo adecuado es un componente crítico. Si la reunión se alarga innecesariamente los asistentes perderán la fe en el sistema. No sucede nada porque algo que esté fuera del orden del día quede aparcado para otra ocasión

8. Clarifica acciones subsiguientes.

Los resultados obtenidos en la reunión tienen necesariamente que convertirse en acciones, al menos cuando son reconocidos por la mayoría. El problema se encuentra en que -en muchas ocasiones- cada persona escucha algo diferente en la misma frase. Debemos tener la suficiente claridad de entendimiento para escapar de esta trampa y la suficiente claridad en nuestras exposiciones para que no caigan los demás en ella.

9. Usa un orden del día.

Aunque lo hemos citado en apartados anteriores la existencia de un “orden del día” es necesaria para que cada uno conozca el objetivo y lo que se espera de la reunión

10. Todos son participantes en la reunión.

A veces, cuando dirigimos una reunión, olvidamos que esta también forma parte del aprendizaje constante y el desarrollo de todos los que allí se encuentran y que solamente si ellos también son escuchados aceptarán los acuerdos surgidos de la reunión. Es esencial apreciar las aportaciones de todos los asistentes.

¡El presidente no tiene porque ser el líder!

Ni aun en el caso de que el presidente seamos nosotros

Diez acciones necesarias para ser un buen manager en las reuniones

1. Ten un proceso

Comienza suavemente y por el principio. Crea un orden del día claro y pasa la información para ser leída de antemano. Los acuerdos se generan en la propia reunión.

2. ¿Quién viene?

Asegúrate de que únicamente gente relevante asiste a tus reuniones; ellos están bien preparados y los papeles son claramente asignados o delegados a cada uno.

3. Atente a los objetivos

Con el orden del día correcto y la gente correcta, es esencial que cada uno se atenga a la razón de la reunión y que aparquemos los aspectos fuera del alcance de la misma. No obstante, y puesto que esos aspectos son importantes para alguien, podemos y debemos hablar con ese alguien sobre esos aspectos fuera de la reunión.

4. Ten una estructura.

Con tu orden del día claro, asegúrate de que todo los asistentes necesarios para el resultado que esperamos están presentes.

5. Consigue movimiento.

Deja claras las acciones subsiguientes y los tiempos de las mismas, asignando las diferentes responsabilidades sobre el terreno. La siguiente reunión debe de haber cumplido con esas responsabilidades y tiempos, en caso contrario la frustración invadirá a los asistentes.

6. Sé honesto.

Debemos de ser honestos con los asistentes, ello implica el ser asertivos y reaccionar en el momento ante planteamientos imposibles, e igualmente aceptar los desafíos que impliquen crecimiento.

7. Juega al juego del igual.

Aunque seas el convocante y excepto para dirigir la reunión y hacer que se alcancen los acuerdos adecuados, tú eres uno más. Vamos a conseguir mejores resultados si nos ponemos a la misma altura y jugamos con las mismas reglas que el resto de asistentes.

8. Crea una cultura.

Cumpliendo los acuerdos de la reunión al mismo nivel que los demás crecerás junto a ellos, generando una cultura soportante, alentadora del desarrollo. Esto tiene un impacto mucho más amplio que el campo de la reunión, estamos invirtiendo en equipo, rendimiento, desarrollo y más.

9. Todos saben.

La gente tiene necesidad de hacer cosas en una reunión. Toma nota sobre cómo facilita los resultados, controla el tiempo, etc. Pon en una lista los objetivos alcanzados y anota puntos de acción, etcétera.

10. Revisión del rendimiento con regularidad.

Revisa el rendimiento de cada reunión después de esta y la conclusión de los plazos acordados. Utiliza estas notas para revisar cómo has actuado puede ser interesante.

¡5 acciones simples para hoy mismo!

• Analiza las reuniones en las que participaste la semana pasada. Sé realmente honesto al analizar como fueron de productivas en una escala del uno al diez. ¿qué tenían aquellas reuniones que has puntuado más alto y que no?

• Estudia los comportamientos en las reuniones a las que has asistido.¿Cómo te has comportado? Compara tu contribución frente a otros.

• ¿Quién está implicado en tus reuniones y quién no? Cuáles son las razones y que mueve a cada uno a estar allí.

• ¿Será beneficioso programar más o menos reuniones la próxima semana? Considera lo que puedes hacer con el tiempo sobrante.

• Asegúrate de que –respecto de la última reunión- cada uno tiene claro de lo que se espera de ellos y para cuando.
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