21 may. 2010

REUNIONES. Sobrevivir al desastre. (IV).

Si has leído el post anterior ya sabes cómo cargarte una reunión. Bien, supongamos que has recobrado la cordura y qué pretendes llevar adelante correctamente esa reunión que has convocado -o te han convocado- y en la que eres el moderador. Supongamos que los asistentes son gente aplicada y tomaron apuntes sobre cómo hacerlo rematadamente mal e intentan seguir en la misma línea, expresando diferencias de opinión, realizando aportaciones extravagantes, mostrando claramente sus conflictos de
personalidad, etcétera. Vamos a intentar analizar cuál debe ser nuestro comportamiento ante alguna de estas pesadillas posibles.
- Alguien propone una idea con la que no se puede estar de acuerdo. 
Ante esto la mejor solución es proponer una alternativa constructiva, sin parecer desdeñoso con la presentada. Algunos expertos norteamericanos plantean la denominada técnica “sándwich”, la cual consiste básicamente en situar en una crítica constructiva (el jamón y el queso) entre dos consideraciones banales (el pan). Sería algo así como: “Tu idea plantea aspectos con bastante potencial (pan), entiendo que puede ser una aportación desde la que abordar…………. (lo importante, el jamón y el queso). Coincido contigo en que hay aspectos de ello que pueden ser mejorables y que puede ser una aportación para conseguir nuestros objetivos (pan)”. Se trata de conseguir, en todo los casos, relacionar las críticas con el objetivo declarado de la reunión.
- Estalla un violento enfrentamiento. 
No todas las personas incorporan las emociones de la misma forma, pero debemos evitar alcanzar niveles altos que compliquen la situación.El primer paso es tratar de calmar a los contrincantes, si esto no diera resultado, sugerir abandonar la reunión de forma momentánea y tomar un respiro. Seguramente en la reunión exista una persona  de nuestra confianza, hacerle un gesto disimulado para que asuma el control de uno de los contrincantes mientras nosotros actuamos con la otra parte puede ser interesante al evitar un posible enfrentamiento, también, en el pasillo. Si el conflicto es causado de forma repetida por las mismas personas es el momento de tener una conversación individual para tratar de solucionar el problema. Si aun así éste no ceja, es posible que el departamento de recursos humanos pueda colaborar para ponerle fin.
- Un asistente realiza un comentario racista, sexista o absolutamente inapropiado. 
Aunque ciertamente este tipo de comentarios no son habituales, pueden aparecer. Darle una “patada en la boca” –cómo seguramente merece- suele empeorar las cosas,  es preferible adoptar una postura neutra, utilizando frases como: “De eso hablaremos en otro momento”. “ Dejemos esto de lado y vamos a pasar al siguiente punto del día”. Etc. Si la observación es tan ofensiva que no podemos dejarla pasar, que su aceptación podría colaborar a la implantación de un ambiente hostil de trabajo, o incluso conllevar acciones judiciales por parte de alguien, debemos involucrarnos sin criticar directamente los planteamientos expuestos, sí exponiendo los nuestros. Una frase adecuada puede ser algo parecido a: “ En este departamento no lo vemos de esa forma. Quiero dejar claro ante todos vosotros que no estoy de acuerdo con lo que se acaba de decir y que tengo constancia de que en nuestra organización las cosas se hacen de otra manera”. Sin permitir ningún otro comentario pasar al siguiente tema.
- ¿Y si alguien se duerme? 
Todos hemos visto los esfuerzos por mantenerse despierto de algún asistente durante determinada reuniones, si logra mantenerse en ese estado la mejor opción pasa por no prestar una especial atención a ese hecho. El problema se intensifica cuando el individuo cae en un sueño profundo y comienza a roncar de forma ostensible, ése es el momento de –sin interrumpir nuestra disertación- alargar el paseo alrededor de la mesa de reuniones y como de pasada, posar nuestras manos sobre sus hombros sin dejar de hablar del tema que nos interese, será suficiente, no es preciso regañar a nadie, el haberlo despertado ya supone para él un hecho suficientemente embarazoso. No está mal realizar –al final de la reunión- un comentario personal en un tono semi-jocoso, algo así como: “Debes de haber tenido una noche difícil. Yo también he tenido algunas”. Esta pequeña demostración de comprensión le da al otro la oportunidad de disculparse y facilitar nuestra relación futura con el aludido.
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