12 abr. 2011

DELEGACIÓN (12). El proceso de delegación (decálogo).

Determine lo que se va a delegar. Luego, planifique cómo se va a presentar a la persona o personas en las que delegaremos, incluyendo las necesidades, parámetros, nivel de autoridad, formas de control y expectativas. Generalmente es una buena idea escribir esto y dar una copia por si existiera alguna dificultad en el acto comunicativo.
Elija a la persona adecuada. Evalúe las habilidades y la experiencia de sus colaboradores de la forma más objetiva posible. No caiga en la trampa de elegir a esa persona en la que sabemos que siempre podemos confiar.
Durante la conversación incluya en algún momento la importancia de la tarea y el por qué ha elegido esa persona para el trabajo.
Describa las nuevas responsabilidades de forma pormenorizada, sub-tareas, personas con las que habrá que contactar, departamentos con los que habrá que coordinarse, etc., así como las normas de funcionamiento en esas relaciones. Asegúrese de que el empleado comprende su nivel de autoridad. Explíquele donde puede buscar ayuda y los recursos disponibles. Asegúrese de notificar a los afectados la delegación realizada para que tengan constancia tanto de quien lleva ese tema, como de su nivel de responsabilidad y poder de decisión.
Solicite preguntas, reacciones y sugerencias. En este punto también puede solicitar a su colaborador el enfoque que va a dar al asunto.
Ante cualquier comentario, escuche y hágalo con empatía, de esta forma permitirá a aquel en quien delega exponer sus dudas y a usted le ayudará a determinar si ha comprendido lo que se espera de él.
Pregúntele si está de acuerdo con el compromiso adquirido y si éste interfiere con alguno de los trabajos que está realizando en ese momento, ofrézcale ayuda y algún tipo de asistencia y apoyo. Establezca prioridades y si es necesario alivie un poco la presión consiguiendo alguien para compartir tareas de rutina durante el tiempo que dure el asunto delegado.
Sea motivador. Expresa confianza la capacidad de esa persona para manejar con éxito la nueva responsabilidad.
Establezca puntos de control, plazos y formas de vigilar el progreso. Toda discusión al respecto debe de convertirse en un proceso de colaboración. Su prioridad es llegar a un mutuo acuerdo.
Mantenga su despacho, su persona y sus conocimientos siempre a disposición del colaborador, permanezca en contacto con él y respete escrupulosamente los puntos de control que los dos aceptaron, exigiendo su realización. Sin embargo, no esté permanentemente controlando, recuerde que delegar significa “dejar en las manos del otro”.

Por último, aunque quizá deberíamos de ponerlo en primer lugar dada su importancia, RECONOZCA Y PREMIE A LA PERSONA CUANDO FINALICE CON ÉXITO SU MISIÓN.

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2 comentarios:

  1. ¿Existe algún software para delegación?.
    Gracias por tu blog donde siempre encuentro cosas interesantes. Es uno de los mejores que conozco.
    Un andaluz.

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