2 abr. 2011

DELEGACIÓN (7). La eficacia en la delegación. ®

En ocasiones la inexperiencia a la hora de delegar nos lleva a plantearnos la duda de si somos nosotros quienes debemos llevar a cabo el trabajo, incluso es posible que determinados trabajos sean de nuestro agrado y nos gustaría hacerlos. Incluso nuestro refranero nos dice aquello de que “Si el lobo no bajó por su propio pie, el lobo no con la carne de dónde quiere”, es decir, que si quieres hacer algo bien tendrás que hacerlo tú mismo.
Pero eso no es verdad, es más, en nuestro modelo actual de organizaciones es imposible acudir por nosotros mismos a todos los festines, el lobo hoy tendría que cargar la carne, eso sí, especificando claramente qué tipo de carne quiere y algunas otras cosas que vamos a intentar desarrollar en este post.
-Determine lo que va a delegar: Es usted quien decide que tarea/s desee delegar. Y digo delegar, algo diferente a simplemente asignar una tarea, al delegar usted está asignando a otra persona una tarea, pero que forma parte –de una u otra manera-de su propio trabajo y por tanto sobre la que tiene una responsabilidad y sobre la que posiblemente deba de ejercer un cierto grado de control tanto
- Deje muy claros los resultados deseados: Exponga claramente cuáles son los “resultados mínimos”, donde está el nivel de “resultados deseables” y cuáles serían los“resultados óptimos”.
- Defina claramente la responsabilidad de su colaborador: En un post anterior hemos hablado de los “niveles de responsabilidad”. Es usted, no su colaborador, quien determinado nivel de responsabilidad. Asegúrese de que entienda dónde está ese nivel. Después de haber dado la información acerca de la tarea delegada, pídale que le diga cuál es esa tarea, los objetivos y la forma de llevarla a cabo. Si sus respuestas no coincide en con sus expectativas aclárele de nuevo los aspectos que no haya comprendido.
- Cuidado con lo que se dice: Ser específico al comunicar es algo esencial tanto en la vida privada como en la laboral. Recuerdo el caso de un amigo que tratando de enfatizar la importancia del trabajo delegado, dijo a uno de sus colaboradores “Haga todo lo que sea necesario para que esto salga adelante”, su sorpresa fue grande cuando el empleado se defendió de haber violado normas de la compañía ante la perentoria orden de hacer lo que fuera para conseguir el resultado deseado.
- Dejé claro el presupuesto: Conseguir realizar algo a un coste excesivo puede considerarse eficacia, pero no eficiencia que es lo que se busca. Las limitaciones de medios y presupuesto o deben de plantearse desde el primer momento y en todo caso ser discutidas.
-Establezca un límite de tiempo: Poner fecha a los asuntos es esencial, ello evitará demoras y disonancias con otros departamentos involucrados en el proceso.
- Establezca un programa de seguimiento: las reuniones de seguimiento deben de tener fecha y esa fecha debe permitir controlar el progreso y/o la necesidad de una ayuda. Es terrible descubrir dos días antes de la fecha de vencimiento que la tarea no sigue el calendario previsto. En cuanto a la ayuda, algunos colaboradores dudan en hacer preguntas, temen que el gerente va a interpretar esto como un signo de debilidad o insuficiencia para el trabajo asignado. Normalmente un nuevo colaborador precisará de reuniones más frecuentes que alguien con experiencia probada en el tema asignado.
- Evite meter la “marcha atrás”: a veces sentimos la necesidad de “tomar de nuevo las riendas” porque nos parece que la tarea supera las capacidades del colaborador. En circunstancias extremas puede que no nos quede otra alternativa, sin embargo, insisto, esto sólo debería de suceder en circunstancias extremas. Al retomar la tarea, o transferirla a otra persona, estamos privando al colaborador de aprender y crecer, desalentando a alguien que seguramente deseaba hacerlo bien y solamente necesita un poco más de ayuda en un determinado aspecto. También podemos encontrarnos con un empleado “golfo” que decide realizar mal una determinada tarea para evitar trabajo adicional, actitud que no debemos de fomentar, pero esto es otra cuestión que debería ser tratada de otra forma.
RESUMEN: La delegación no se realiza para aliviar nuestra carga de trabajo únicamente, también se hace para permitir que los colaboradores crezcan profesionalmente. La delegación efectiva es una negociación entre dos y debe de ser comprendida también por las dos partes. Sea claro sobre todo los aspectos de la tarea delegada, dé a su colaborador la oportunidad de hacer preguntas, controle el progreso sin ser agobiante y ofrezca ayuda cuando esta se necesaria. Utilice la delegación de una forma correcta, beneficiándose de ella tanto usted como la persona en quien delegue.
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