Hasta aquí hemos visto como intentar organizar nuestro escritorio de acuerdo a las necesidades de cada uno, con la premisa de que un escritorio no tiene porque estar impecable, es decir, que nuestra meta no debe ser mantenerlo limpio de papeles, sino en las condiciones que nos permitan una mayor efectividad en nuestro trabajo. Hemos hablado del“porqué y para qué” de mantener un escritorio limpio o congestionado de cosas, de cómo llevar a cabo un “zafarrancho”, un combate puntual contra el desorden, de algunas “estrategias” para mantener nuestra mesa tal y como creemos que debe estar. Hoy voy a comentaros algunos hábitos que a mí me han servido para mantener un cierto orden.
Al decir esto no pienses que soy un tipo perfecto, un paradigma del orden, ni lo soy, ni creo que nunca lo sea, pero el trabajar en distintas esferas del conocimiento, intentar publicar en todas ellas, dar conferencias y cursos en distintas universidades y un montón de obligaciones personales, exige saber dónde tienes cada cosa, en que ciudad, empresa o compromiso tienes que estar hoy. La necesidad me ha llevado desarrollar una serie de pautas de obligado cumplimiento, aplicables a mi trabajo, a mi casa, mi familia, aficiones, etcétera. En realidad sigo el mismo patrón para todo, una serie de principios obvios.
No intentes tratar de organizar todo de una sola vez, es una tarea tan ímproba que muy probablemente acabaría en derrota. Comienza intentando adoptar uno de los hábitos que te presento a continuación -el que creas más factible- y continúa doblegando otro aspecto de tu desorden, así poco a poco, hasta que vayan formando parte de una rutina. Posiblemente el adoptar una cierta costumbre e implementarla en tu casa o en tu trabajo, en tu día a día, de forma que la lleves a cabo inconscientemente, te suponga uno o dos meses, entonces será el momento de pasar a adoptar el siguiente hábito. Es muy probable que con cada una de ellas al principio necesitemos bastante tiempo para llevarla a efecto, quizá una hora, luego serán 30 minutos y al final tendremos bastante con diez. Pues vamos a ver esas rutinas.
- Adelgazar el desorden. Cuando tratamos de hacer frente por primera vez al desorden reinante en nuestras cosas, éste suele ser mucho y difícil de abordar. Imaginemos en vez de nuestro escritorio el armario donde guardamos la ropa, si está abarrotado necesitaremos un montón de cajas con que organizarlo y al final, tendremos un armario lleno de cajas. Esto es aplicable también a nuestro tiempo, podremos organizarlo, pero las tareas seguirán sobrepasándonos. Única solución, eliminar y por tanto, reducir y simplificar, si en el armario teníamos 20 cosas, quizá diez ya no nos sirvan. Igual para todo, apila tus compromisos, todo aquello que tienes que hacer y si puedes reduce. Una buena manera es plantearse: “¿Si yo tuviera solamente la mitad de tiempo o espacio, con que me quedaría? Seguramente todo aquello con lo que no te quedarías es accesorio.
- No confíes en tu memoria. Ello incluye no confiar en que si apuntamos las cosas en el primer papel que tengamos cerca, es posible que más tarde no recordemos ni el apunte, ni donde pusimos el papel, En anteriores post ya hemos hablado de la necesidad de llevar una agenda, sea electrónica o no. Conozco una persona que utiliza un “buzón” donde deposita todas esas notas, más tarde las analiza, unas las delega, otras las archiva, las pone en una lista de tareas o lo hace inmediatamente. Hemos quedado que nosotros, una vez que cojemos un papel, solo conocemos dos acciones, podemos hacerlo “ahora mismo” o “demasiado tarde”.
- Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. ¿Dónde tengo las llaves del coche? La respuesta debería ser inmediata, "en su sitio y cerca de la puerta". Por tanto, si algo no tiene su sitio, busquémoselo. Respecto a la información que necesitamos, pues igualmente un sitio, uno significa uno, no varios. Hoy tenemos la suerte de que cualquier “Wiki" personal es accesible tanto desde casa como desde el trabajo, e inaccesible para todo aquel que no posea la contraseña.
- No muevas las cosas dos veces. Si cuando vengo de hacer deporte dejó la bicicleta en la puerta de casa, más tarde tendré que llevarla al garaje. Si dejo cualquier objeto sobre mi escritorio también tendrá que moverlo dos veces. Conclusión: los vagos trabajan el doble.
- El caos es la situación natural de las cosas. Al menos en mi caso, todo lo que manejo tiene una tendencia a desorganizarse, así que es necesario aplicarle a rajatabla aquellos procesos que me han dado resultado a lo largo del tiempo. En realidad todos son similares, independientemente del asunto del que se trate, limpiar la piscina en verano o mantener el coche libre de barro en invierno, procesar los papeles entrantes en mi escritorio o mantener la cocina limpia si hoy me toca cocinar a mí. En cualquiera de los casos hablamos de un procedimiento específico y una rutina que se hace a intervalos determinados, una vez al día, tres veces al día, una vez al mes, etc. Desde este punto de vista, es importante identificar los sistemas que tienes en tu vida, existen, sin ninguna duda, aunque tú no tengas conciencia de ellos, aunque sean un poco desordenados y precises “pulirlos”. Analiza que sistemas tienes para tratar con el papeleo, revisar tu e-mail, ir a por los niños al colegio, hacer deporte, etcétera. Una vez que los hayas identificado, organizalos y tus cosas se mantendrán organizadas.
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