ORDEN EN MI DESPACHO (y III. Supongamos que...)

Supongamos que tras ese zafarrancho del post anterior nos enamoramos de nuestro impoluto escritorio, sin papeles, sin pilas de documentos de un color tirando a sepia. Como no vamos a reordenar todo cada semana, parece necesario adoptar alguna estrategia que nos permita mantener a raya todos los informes, proyectos, etc. para los que parece tener un imán nuestra mesa. Los americanos, esos señores que miden todo, han estimado que cada uno de nosotros dedicamos seis semanas al año

 buscando documentos que están fuera del lugar

Da lo mismo que nuestra tendencia natural sea al orden o al desorden, una serie de pautas son necesarias. Para hacerse con el control permanente de nuestro escritorio debemos:

• Dedicar un tiempo específico para su limpieza. Un par de minutos al final de la jornada para recoger pueden ser suficientes.

• Generar un espacio diferenciado para tres tipos de documentos:

    o Los que estamos utilizando para el trabajo actual.

    o Los que abordaremos en las próximas semanas.

    o Aquellos importantes que “probablemente” sean necesarios ya.

• Revisar cada papel que se encuentre sobre nuestra mesa y colocarlo en el archivo correspondiente.

• El lugar para archivar aquellos que son baladíes o podemos conseguir por otra vía es… la papelera.

• Sin duda, son necesarios dos tipos de archivo, ese que convive con nosotros en el despacho, donde están las cosas que es preciso tener a mano y el otro, más voluminoso, donde guardaremos todo aquello que sea estrictamente necesario conservar, pero que puede -y quizá debe- estar lejos de nuestro despacho para limitar las tentaciones.

Las bandejas de escritorio son un recurso aconsejable y existen en múltiples formatos y materiales (personalmente detesto esas sempiternas semijaulas de alambre cromada) y pueden ayudarnos a procesar el trabajo de una manera eficiente, al mismo tiempo que permiten un seguimiento del flujo y volumen de nuestro “papel”. Desde mi punto de vista son necesarias tres:

                  o Entrada. Contiene correo y documentos sin revisar.

                  o En trámite. Esperamos respuesta o algún dato para completarlo.

                  o Salida. ¿Necesita explicación?

Uno de los peligros está en la bandeja de “Entrada”, tiende a almacenar demasiadas cosas y sólo hay una manera de atajarlo, establecer un tiempo diario, normalmente será suficiente con 20 minutos o una hora, en el que procesar lo recibido. Vuelvo a insistir, cuando analices un documento, termina con él.

Un caso especial lo constituyen aquellas personas que por razón de su trabajo reciben mucho correo y además, deben guardar artículos cortos o materiales similares. Para éstos, lo ideal sería un calendario que permitiera vaciar dos veces al día la bandeja “Entrada”. Si tienes que guardar los citados artículos, tablas, recortes o documentos, una posibilidad está en el escaneo o bien una carpeta donde guardar los recortes de forma inmediata.

La bandeja “En trámite” tiene sus propios problemas. Por un lado su volumen aumenta si no la ponemos a régimen día tras día, por otro, sucede en ocasiones que retomar un asunto supone localizar en la agenda la persona de contacto, su número de teléfono, etcétera. Resulta interesante añadir un post-it con estos datos. Al final de la jornada repasar lo que queda en el rack y tomar las medidas oportunas.
Recordar que la delegación es un gran ahorrador de tiempo, quizá ESTE post anterior pueda seros últil.