ORDEN EN MI DESPACHO (y IV. Ser perfeccionista es un problema)

A veces, la sobrecarga en nuestro escritorio se produce no por dejadez o decisión propia, sino por falta de tiempo, cuestión muy habitual, lo cual hace necesario empezar a pensar en algo que hemos tratado en otros post, "CÓMO COMUNICAR A TU JEFE QUE TE ESTÁ MACHACANDO CON TAREAS QUE NO SON RESPONSABILIDAD TUYA", sin embargo, debemos también intentar sacar ese tiempo de donde no parece estar, veamos algunos trucos.

Las reducciones de personal, los años durante los que hemos

 ido absorviendo más y más funciones, contactando con mas personas, el ser “la mano derecha” de nuestro jefe, o simplemente las circunstancias, hace que cada vez tengamos menos tiempo y más trabajo, pero sí modificamos determinados hábitos quizá tenemos unos minutos al reloj, los cuales al final de año se habrán traducido en semanas y sobre todo, en menos estrés y mayor tiempo para nosotros. Vamos a ello.

- Ser perfeccionista es una virtud, pero también un problema.

Cuando intentamos alcanzar la excelencia en todos nuestros trabajos, sucede que al principio de ellos, cuando pensamos que el tiempo se estira y estira, intentamos llevar adelante “lo que nos gustaría hacer”, hasta que ese perfeccionismo nos hace perder tantas horas que en algún momento nos damos cuenta de que no vamos a poder realizar “lo que hay que hacer”.

- Sobrepasarse no es bueno.

¿Quién no se ha llevado a casa un trabajo que nos tuvo ocupados hasta las tantas? Seguro que también os ha pasado que después de decirle a la familia que hay que suspender la cena en nuestro restaurante preferido, que ya veremos “si me da tiempo en el fin de semana a hacer ese informe de 20 páginas, cargado de gráficos y enormemente complejo”, habéis llegado el lunes a la oficina ojeroso y cansado, para pasar a estar boquiabierto y atónito, cuando el jefe os ha dicho “pero hombre, si con un par de folios hubiera bastado, recórtalo, es excesivo”.

- Pequeños momentos.

Existen un gran cantidad de momentos de inactividad marcados por los asuntos cotidianos, antes de una cita, en la sala de espera del médico, en el aeropuerto o esperando tu hijo la puerta del colegio. Existen dos posibilidades, derrocharlos observando cómo pasea a un guardia urbano, o aprovechándolos en todas esas pequeñas cosas que no necesita más allá de diez minutos.

- Pequeñas cosas.

Si ponemos orden de nuestros temas laborales, veremos que muchas cuestiones no tienen porque durar más allá de los diez minutos citados en el párrafo anterior, es bueno ser precavidos y pensar que si vamos a tener un tiempo de espera en algún lugar, deberemos prever que hacer durante el mismo. Una pequeña carpeta siempre con nosotros puede facilitarnos escribir una nota breve, desarrollar una idea para un proyecto o revisar un documento.

- Buscar ahorradores de tiempo.

A veces nos empeñamos en recoger personalmente cierto cartapacio, o en pasar por la agencia de viajes a por los billetes de avión, personarnos en la librería para comprar nosotros mismos ese libro en el que tanto interés tenemos. Para todo ello existen servicios de mensajería, librerías en Internet, o agencias de viajes que nos llevarán nuestros billetes directamente al despacho. El coste será un poco mayor, pero con toda seguridad menor de lo que cuesta nuestro tiempo.

- No olvidemos el correo físico.

En los últimos tiempos, mandar un sobre no forma parte de nuestra costumbre y por ello, cuestiones como informar a alguien de un artículo interesante en una revista técnica suponen una llamada telefónica cuya duración desconocemos, si es que logramos contactar a la primera. Con lo fácil que es recortar el artículo y meterlo en un sobre.

- El teléfono, a veces nuestro enemigo.

Recibir o hacer llamadas a cualquier hora nos distrae de nuestro trabajo y condiciona sobremanera los resultados finales. Dejemos un tiempo para el teléfono,  Respecto a la duración de la conversación, existen  formas de limitar el tiempo, por ejemplo, deje en su contestador una frase que diga algo así como “ le ruego deje un mensaje con el asunto por el que me llama”, sabremos la importancia de la llamada, podremos preparar el tema o los documentos necesarios y tanto si nos llaman como si llamamos, ahorraremos un tiempo precioso. Igualmente cuando dejemos un mensaje en el contestador de otra persona, será interesante que mencionemos la razón de nuestra llamada. Si la otra persona nos devuelve la llamada, podrá proporcionar la información que necesitamos en nuestro contestador.

Existen algunos trucos para limitar la charla. Cuando sepamos que nuestro interlocutor es alguien que se alarga innecesariamente, podemos plantear de entrada “tengo dos minutos escasos y necesito estos datos. ¿Por favor, puedes dármelos lo más rápidamente posible?”. Si aun así sospechamos que nuestro interlocutor va a alargarse en la conversación, existe momentos estratégicos para limitar su cháchara, tal vez si le llamamos justo antes del almuerzo, o cinco minutos antes de la salida de su trabajo, o cuando sabemos que tiene una reunión inminente, podamos evitar sus disquisiciones.
No olvideis que delegar puede ahorrarnos mucho tiempo. Quizá os resulte interesante ESTE post anterior.
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