ORDEN EN MI DESPACHO (y I ¿Porqué y para qué?)

Vamos a iniciar una serie de post sobre una tarea aparentemente sencilla, pero si nos damos una vuelta, una pequeña vuelta, por los despachos de nuestros compañeros -o miramos al nuestro- comprenderemos que es una tarea que supera a una gran cantidad de personas.

Hablamos del “desorden” o para ser exactos, de la “gestión del desorden”.

1-¿Qué tiene de malo un despacho o una mesa desordenados?

Hace años nos dijeron que el papel había desaparecido con la informática,
hoy sabemos que iba a suceder todo lo contrario, antes del ordenador se producía un folio, copiarlo y enviarlo suponía un cierto esfuerzo, hoy das a una tecla y produce un centenar de folios que se ponen a circular, o se envía un correo electrónico en la suposición de que hemos ahorrado papel, nada más incierto, será reenviado y reenviado, impreso y vuelto a imprimir y un día nos llegará aquel correo que enviamos con múltiples añadidos que han conseguido multiplicar su tamaño por x para llenar nuestro escritorio electrónico o físico, robarnos tiempo y desordenarlo todo, ante la duda de si hemos desechado el original lo dejaremos para comprobarlo más tarde y lo tendremos duplicado por un tiempo indefinido. He ahí la cadena envenenada que nos persigue.

Los informes, propuestas, facturas, correos, citas, respuestas han conquistado nuestro escritorio y no tenemos forma de entrar en esa zona de guerra sin sentir temor o aprensión. Lo importante desaparece bajo lo recién llegado, o está oculto en ese volumen nuevo que emigró a nuestra mesa. A partir de aquí es fácil que no nos demos cuenta de la fecha de presentación de aquella petición, o no contestemos en fecha determinada solicitud..

Algunas personas afirman que es necesaria la limpieza y el orden en nuestro escritorio, otras que no. ¿A quien les damos la razón? A ambos o a ninguno. Fue un paradigma durante tiempo aquello de que “un espacio desordenado corresponde a una mente desordenada” y sirvió a muchos consultores y organizaciones para ganar dinero enseñando a mantener limpio todo su entorno -como signo de agudeza mental- a muchos que se lo creyeron. Las `películas contribuyeron a aquel mito presentando despachos minimalistas, donde las mesas sin cajones, con un cristal impoluto, parecían la continuación de las grandes cristaleras del rascacielos en que se asentaban, solo el teléfono y la pluma para firmar, pero…¿seguro que no existe una trastienda?

Otros contrarrestan este tipo de planteamiento con pilas de papel que exigen levantarse para poder ver al interlocutor del otro lado de la mesa, el propio cine también explota esta actitud con sillas abarrotadas e incluso montones desparramados por el piso como signo inequívoco de una especie de suficiencia apoyada en expresiones como “un escritorio repleto es signo de genio, capacidad y variedad de conocimientos”. Todos conocemos a ese tipo que ante una petición levanta un montón, lo abre por un determinado punto y no necesita mover más de tres folios para encontrar lo que busca.

La visión de nuestros jefes puede ser bipolar, unos verán en un gran volumen de material disponible la necesidad de tenerlo a mano por estar trabajando al mismo tiempo en varios proyectos, la búsqueda de datos o inspiración, la necesidad de material de referencia ante la complejidad de nuestro trabajo y por tanto... la imposibilidad de prescindir de ese colaborador. Otros, por el contrario, verán en un escritorio limpio a una persona ordenada, eficiente y eficaz, que realiza su trabajo en tiempo y forma, sin amontonar cosas innecesarias y dedicada por completo al trabajo que tiene entre manos.

Entonces ¿Qué decisión tomar? Sencillo. Lo que te haga más eficaz. Recordemos aquel apotegma chino que tanto impactó a Felipe González en su viaje como presidente. “gato blanco, gato negro, lo importante es que cace ratones”. Casi todos necesitamos liberarnos de algún elemento de confusión sobre nuestras mesas, pero no convertir en una obsesión algo que al final..es accesorio.

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